Наша компания разработала и предлагает несколько программных комплексов для автоматизации различных частных и государственных клиник. Существуют версии для стоматологической клиники (DentExpert), медицинской клиники(MedExpert), косметологической клиники (MedExpert Cosmetology). Общую информацию по этим продуктам, характеристики и цены можно посмотреть на основном сайте http://ait.org.ua. Важно отметить, что все эти продукты схожи между собой как по интерфейсу так и по функциональности, а различия между ними появляются в особенностях работы врачей различных медицинских направлений, т.е. в части экранных форм, отчётах и режимах. Типовые же задачи, такие как работа регистратуры(рецепшин), учёт материалов на складе, бухгалтерия, анализ работы клиники и другие, реализованы одинаково.

В данной же статье будут затронуты вопросы общей для всех продуктов части, а именно работа регистратуры клиники с помощью модуля Регистратура.
По опыту внедрения наших систем в реальных клиниках можно сказать, что для успешной автоматизации очень важно что бы сотрудники регистратуры оперативно выполняли свои обязанности. При этом, как показывает практика, во многих клиниках даже руководство не представляет что должна делать регистратура для того, что бы этот бизнес был успешным. Обычно в клиниках, работающих без автоматизированной системы, регистратура работает с кучей бумажных документов. Это прейскурант услуг клиники, расписание приёмов врачей, финансовые документы по выполненным пациентам услугам, расписание приёмов пациентов, различные бланки и т.д. В этом случае наблюдаются типовые проблемы: прейскуранты устаревают, копии их плодятся и путаются, итоговую сумму при сдаче смены нужно считать вручную, финансовые документы теряются, для того что бы просчитать сумму выполненных работ пациенту врачи или ассистенты ходят в регистратуру или наоборот, обслуживание и расчёт с пациентами происходит долго, что было сделано пациенту нужно записывать в карточку пациента, карточку нужно искать перед следующим приходом, постоянные разбирательства по поводу того должен пациент или нет, была предоплата или нет и т.п. При небольшом потоке пациентов это ещё допустимо, а вот когда поток и база старых пациентов увеличивается наступает определённый критический предел, не дающий клинике успешно решать свои задачи и развиваться. Более того, проконтролировать работу сотрудников в таких условиях просто невозможно. 

Для того что бы показать существенные отличия работы регистратуры в неавтоматизированном режиме и в автоматизированном расмотрим несколько примеров.

Пример 1. Запись пациента на приём
Что должен сделать сотрудник регистратуры если пришёл пациент и хочет записаться на приём к врачу.
В зависимости от того как себя позиционирует клиника это может происходить по разному, однако в общем случае происходит следующее:
- нужно проверить: пациенту ранее уже оказывались в этой клинике услуги или он первичный;
- если услуги оказывались значит должна быть карточка пациента, которую нужно найти;
- если услуги оказывались нужо посмотреть кто лечил пациента;
- если услуги не оказывались нужно зарегистрировать пациента и выписать ему карточку;
- для записи на приём нужно посмотреть свободное время врача, который ранее лечил пациента или другого врача если пациент ранее не лечился в этой клинике или если лечился, но ему нужно срочно, а его лечащий врач занят;
- нужно согласовать время приёма с пациентом, что бы ему было удобно;
- если разговор происходит по телефону, то возможен случай, когда нужно уточнить у врача возможность приёма, а врач занят, следовательно нужно перезвонить чуть позже пациенту, но при этом не забыть это сделать;
- часто бывает нужно предоставит конкретному врачу информацию о записи к нему на приём, что бы он спланировал своё время.

В неавтоматизированном режиме, что бы проверить простейшую вещь – оказывались ли ранее клиникой услуги пациенту, у сотрудника регистратуры есть два пути: быстрый и не очень. Быстрый это просто поверить пациенту на слово, в противном случае нужно рыться в картотеке и искать карточку пациента. Искать карточку не всегда получится быстро, т.к. у сотрудника есть ещё и другая работа, и пациенту предлагают подождать. А в это время приходит ещё один пациент или из кабинета выходит пациент, которого нужно расчитать. В результате образуется очередь. Очередь, это знакомое до боли социалистическое слово. Очередь хороша, когда у тебя фиксированный рабочий день и зарплата, и тебе плевать на результат. В условиях отсутствия конкуренции очередь не страшна, куда они денутся больные, у них же болит… Однако в условиях, когда клиник становится всё больше и больше это недопустимо. Пациенты уйдут. Автор этих строк так же в своё время ушёл от врача, у которого нужно было постоянно ожидать в очереди. Зачем ? Слава богу хороших врачей достаточно что бы выбирать. Можно конечно возразить. Нет, к хорошему врачу можно и постоять в очереди. Никто не спорит, но в рассматриваемом примере  врач не виноват. Проблема в организации работы. Если есть поток клиентов нужно принимать меры к ускорению их обслуживания. Ведь мы затронули тольо первое действие регистратуры при записи пациента на приём. А таких действий в приведённом примере ещё много.
Итак, как же будет работать регистратура для этого случая в автоматизированном режиме? Если рассматривать автоматизацию с помощью одной из вышеуказанных систем, то действия сотрудника сведётся к минимуму. Для того что бы проверить наличие пациента в картотеке достаточно нажать кнопку или выбрать мышкой режим поиска и уже где то после четвёртой введённой буквы можно будет увидеть есть такой пациент в базе или нет. При этом автоматически отображается дата рождения пациента, что практически сводит к минимуму возможность ошибится в однофамильцах и даже при полном совпадении ФИО. Далее одним щелчком мыши или клавиши осуществляем переход к информации пациента где сразу видим общую информацию по пациенту, выполненное или запланированное ему лечение, даты посещения им клиники, финансовую информацию и др. Теперь для записи пациента на приём у нас есть вся информация и получили мы её за несколько секунд.
После этого можно записать пациента на приём в свободное время приёма врача. Как будет осуществлятся запись на приём в неавтоматизировнном режиме. Совершенно очевидно, что нужно просмотреть бумажное расписание приёма пациентов, в котором должно быть отмечено время работы соответствующего врача (вместе со временем работы других врачей). Здесь возможны варианты. Расписание под рукой и мы находим свободное время и записываем туда пациента. Другой вариант, когда расписание взял другой сотрудник, тот же врач, и унёс его к себе в кабинет, что то сверить или переписать себе в блокнот. Или у врача есть копия расписания, но тогда возможен случай, когда врач сам в кабинете записал себе на какую то дату другого пациента и забыл об этом сказать регистратуре, а регистратура в свою очередь на это время записала ещё одного пациента. В итоге два пациента приходят на одно и то же время и начинаются проблемы.
Как же эти проблемы можно рещить при использовании автоматизации? В системе DentExpert или MedExpert расписание отображается в виде раскрашенной таблицы где каждый элемент имеет своё назначение.

Варианты внешнего вида расписания регистратуры

Варианты внешнего вида расписания регистратуры

Расписание приёма врачей отображается прямоугольными блоками, привязанными к кабинету, дню и времени работы. Его можно раскрасить разными цветами настройками программы в зависимости от специальности сотрудников. В левой части находится панель фильтра по кабирентам, дате и врачу. Например, для того что бы посмотреть расписание работы какого то врача достаточно выбрать начальную дату в календаре и установить мышкой фильтр по врачу. На экране отобразится расписание только этого врача на период от указанной даты и в количестве дней выбранных в настройках расписания. Для удобства есть кнопки позволяющие развернуть расписание на весь экран и возможность прокрутки расписаия если оно не влазит по ширине или высоте экрана. Расписание приёма пациентов накладывается на расписание приёма врачей. Для того что бы записать пациента на приём достаточно визуально найти свободное время приёма у врача и сделать двойной щелчок мыши в этом месте. При этом откроется окно записи пациента на приём где автоматически уже будут проставлены кабинет, врач, начальное и конечное время приёма. По умолчанию подставляется стандартный промежуток времени, например, один час. Однако тут же есть быстрые кнопки изменения этого промежутка. По сути всё что остаётся сделать сотруднику регистратуры это выбрать пациента. Выбор пациента возможен двумя способами: с помощью выпадающего списка или через поиск. Как по мне, удобнее выбирать поиском, т.к. сразу видно есть пациент в базе или нет. Если пациента нет в картотеке, то не выходя из этого режима его можно создать, т.е. зарегистрировать в картотеке. В общем итоге, для записи пациента на приём достаточно нескольких секунд. Хочется отметить, что работающие с нашими системами сотрудники реальных клиник так набивают руку, что наши разработчики не могут сравнится с ними по скорости…
Для каждого приёма существует состояние. В начальный момент это состояние «запланирован», а после выполнения приёма он переходит в состояние «выполнен». Кроме этих состояний у приёмов могут быть и другие, такие как «перенесён», «не дозвонились» и т.п. Существует справочник состояний, который может дополнятся в каждой клинике по потребностям. Каждому состоянию можно назначить свой цвет. Таким образом, реальное расписание достаточно информативно за счёт компактного расположения элементов и раскраски. Например, при первом взгляде на расписание можно увидеть всем ли дозвонились если нужно согласовать будет пациент или нет. Достаточно ввести какой нибудь условный цвет для этого состояния, например красный. Наличие красных блоков на расписании в этом случае напомнят регистратуре, что это не сделано.
Остаётся отметить, что каждое изменение внесённое в расписание автоматически будет видно и в кабинете врача и на рабочем месте руководителя, т.к. в их рабочих местах, так же присутствует аналогичное расписание, но с меньшей функциональностью.

Приведём другие примеры задач регистратуры, которые обычно присущи в каждой клинике.

Пример 2. Перенос приёма пациенту
- пациент может перезвонить и попросить перенести приём на другой день или время;
- что бы перенсти приём нужно быстро найти свободное время у врача и устраивающее пациента;
- нужно оповестить врача, что время приёма этого пациента изменилось;
- желательно оставить где то запись о том, на какое время был записан ранее пациент и куда перенесено время приёма;
- если врач заболел или отсутуствует по другим причинам нужно оперативно оповестить пациентов и перенести им приёмы, при этом не до всех сразу дозвонишся и нужно не забыть кого уже обзвонили, а кого нет.

Пример 3.Прём пациента и взаиморасчёт с ним
- по приходу пациента нужно оповестить врача об этом, возможно врач ещё работает с другим пациентом и планирует сегодня сделать больше (т.к. есть время) пока не пришёл следующий пациент;
- к приёму пациента нужно найти или оформить карточку пациенту и предоставить её врачу;
- если пациент страховой, то нужно проверить на какаю сумму на данный момент можно лечить его по строховому полису и если суммы не достаточно, то проинформировать пациента об этом и предложить остаток оплатить наличными;
- после выполнения пациенту услуг их нужно записать в карточку;
- если клиника практикует составление предварительного плана лечения и утверждения суммы этого лечения с пациентом, то нужно по этому плану просчитать сумму лечения;
- возможно пациент хочет увидеть разные просчёты с разным набором услуг лечения, тогда нужно просчитать их все;
- если услуги выполнены, то нужно записать их выполнение в карточку пациента и произвести взаиморасчёт с пациентом;
- при взаиморасчёте необходимо учесть: есть ли долг у пациента, есть ли предоплата, есть ли скидка у пациента, распространяется ли скидка пациента на все услуги или только на их часть, разрешено ли этому пациенту обслуживаться в кредит и др.;
- если пациент требует документ подтверждающий приём денег или счёт, или акт выполненных работ, то их необходимо выписать и оформить;
- если за пациента платит плательщик страховая компания или родственник, или фирма, то необходимо выписть счёт на плательшика, а не на пациента;

 Если мы рассмотрим эти примеры подробнее, то увидим, что в каждом из них есть действия, которые без средств автоматизации способны замедлить процесс обслуживания пациентов, а значит в целом тянуть клинику назад. А это значит, что клиника, учредители, врачи и в конце концов пациенты не получат того результата, который мог бы быть при автоматизированном ведении работ.

Продолжение следует…